Автосохранение перезаписало файл: ловушка автосохранения в Office

Автосохранение и автовосстановление — разные вещи

Автосохранение (AutoSave)

Переключатель в левом верхнем углу окна Word, PowerPoint и Excel. Включается, только если файл лежит в OneDrive или SharePoint, и пока он включён, каждая правка сразу сохраняется в оригинал. Кнопке «Сохранить» больше нечего делать — и запасного выхода «закрыть без сохранения» тоже больше нет.

Автовосстановление (AutoRecover)

Каждые несколько минут (по умолчанию 10) отдельно сохраняет временную копию для восстановления. Оригинал не трогает. Оно нужно, чтобы спасти несохранённую работу, если программа закроется, а при нажатии «Сохранить» промежуточные копии удаляются.

Ловушка выглядит так. Вы открываете отчёт за прошлую неделю с мыслью «сделаю здесь отчёт за эту» — и в тот момент, когда меняете заголовок и цифры, отчёта за прошлую неделю уже нет: автосохранение записывало в оригинал каждую букву. Особенно часто так бывает с файлами, которые служат шаблоном, с оригиналами, полученными от других, и с уже сданными файлами.

Вернуть сейчас — журнал версий

Автосохранение включается только для файлов в OneDrive и SharePoint, поэтому у таких файлов есть Журнал версий. Это вторая половина автосохранения.

1. Не закрывая файл, нажмите Файл › Сведения › Журнал версий (на Mac щёлкните имя файла в заголовке окна › Просмотреть журнал версий). Можно и щёлкнуть файл правой кнопкой мыши в Проводнике или Finder и выбрать Журнал версий.
2. В списке справа выберите время до того, как вы начали править. Автосохранение сохраняет версию каждые несколько минут, так что найдётся что-то близкое к моменту «прямо перед открытием».
3. В открывшейся старой версии нажмите Восстановить или, если не хотите потерять текущее состояние, Сохранить копию под другим именем.

Если файл ещё открыт и вы правили его совсем недавно, работает и Ctrl+Z (на Mac ⌘Z). Автосохранение не мешает отмене. Когда вернётесь к нужному состоянию, оно снова сохранится автоматически.

Как спокойно работать с включённым автосохранением

• Сразу копию: открыв файл, который служит оригиналом, прежде всего выберите Файл › Сохранить копию (на Mac Файл › Сохранить копию…). Работайте в копии — оригинал останется как был.
• Шаблон — как шаблон: файл, который каждую неделю заполняется по одной форме, сохраните как .dotx, .potx или .xltx. При каждом открытии будет создаваться новый документ, а оригинал не изменится.
• Выключить переключатель: если выключить автосохранение для этого документа, он будет сохраняться, как раньше, только по кнопке «Сохранить». Выключенное состояние запоминается для каждого документа.
• Отправленное — в отдельную папку: если переносить сданные файлы в папку «Отправлено», шансов случайно открыть и поправить их станет намного меньше.

Как не попасть в это снова

Если ничто из перечисленного не помогло, этой версии больше нет. Файл хранит только последнее состояние, поэтому люди и делают ещё одну копию, прежде чем нажать «Сохранить». Из таких копий и получаются «отчёт_оригинал.docx» и «отчёт_правка.docx» в вашей папке.

Octorium — настольное приложение для Mac и Windows, которое делает эту работу за вас. Доверьте ему одну папку, в которой работаете, сохраняйте как обычно — и каждый раз, когда в папке ненадолго становится тихо (по умолчанию 2 минуты), он записывает этот момент. Записи сгруппированы по Сегодня, Вчера и дням недели, у каждой указано время. Из любой строки можно вернуть всю папку кнопкой Вернуться к этому моменту или один файл — командой Вернуть только этот файл. Возврат тоже записывается, поэтому и сам возврат можно отменить.

• В вашей папке не появляется ни одного файла. История хранится отдельно.
• Файлы не покидают этот компьютер. Запись и возврат происходят на этом компьютере и работают без интернета.
• 30 дней бесплатно, без карты. Отсчёт идёт с момента, когда вы нажмёте «Начать» в приложении.

Скачать Octorium можно на странице /ru/download, а как возвращать прежние версии, описано в руководстве (/ru/guide#restore).

С автосохранением Octorium тоже хорошо уживается. Он записывает момент, когда в папке ненадолго становится тихо, как бы ни было выполнено сохранение. Поэтому, пока автосохранение правит оригинал буква за буквой, «до открытия» и «после правки» остаются отдельными записями, и вернуться можно к любой из них. Если доверить рабочую папку внутри папки синхронизации OneDrive, в ней всё равно ничего не появится. Но файл, который благодаря «Файлам по запросу» есть только в облаке, записать нельзя, поэтому для доверенной папки выберите Всегда сохранять на этом устройстве.