Versões de tese e artigo: como controlar o manuscrito no laboratório

Por que a pasta da tese acumula nomes mais do que qualquer outra

Várias pessoas pedem correções (o orientador, os coautores, os revisores), semanas passam entre um pedido e outro, e os dados mudam nesse meio-tempo. "A versão que o orientador viu", "a versão submetida", "a versão depois da primeira rodada de revisão": todas precisam ser reabertas em algum momento, então cada arquivo ganha no nome a sua circunstância. E, diferente de outros documentos, não é só o manuscrito que muda: os arquivos de figuras, as tabelas e as referências mudam junto.

O que muda quando você entrega uma pasta

A unidade de histórico do Octorium não é o arquivo, é a pasta. Entregue a pasta da tese inteira (manuscrito, figuras, tabelas, resumos de dados, cartas de resposta aos revisores) e, toda vez que você salva e a pasta fica em silêncio por um instante, a pasta inteira daquele momento é registrada. A dúvida "qual arquivo era a Figura 3 na submissão?" desaparece — escolha o registro da submissão e a pasta está lá, como estava.

1. Instale e entregue uma pasta da tese. Nenhum arquivo aparece na pasta.
2. Salve como sempre. Os registros vão se acumulando em Today, Yesterday e nos dias da semana.
3. No momento em que mandar para o orientador, escolha esse registro e marque com Bookmark, escrevendo você mesmo algo como "Orientador, 1ª rodada". "Submissão" quando submeter, "Revisão 1" depois da revisão.
4. Ao escrever a carta de resposta, escolha o registro "Submissão" e clique na aba Now. Aparecem todos os arquivos que mudaram desde a submissão, e Tell me what changed resume tudo em uma frase, como "Reworked the ‘3.2 Resultados’ section, 240 more words" (reescreveu a seção ‘3.2 Resultados’, 240 palavras a mais).
5. Quando precisar "daquela versão que o orientador viu", digite "orientador" em Search for what you remember. Os nomes dos marcadores entram na busca.

Formato por formato, com franqueza

• Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx): o conteúdo é lido e descrito, no nível de títulos de seções, títulos de slides, nomes de planilhas e contagens.
• LibreOffice (.odt): registrados e recuperados do mesmo jeito. A descrição é rasa: diz apenas que tese.odt mudou.
• LaTeX (.tex), BibTeX (.bib), figuras (.png, .pdf): qualquer arquivo é registrado e pode ser recuperado. A descrição fica no nível do nome do arquivo. Se você já usa Git, continue usando — o Octorium é mais para o coautor que não conhece Git.

Os dados não vão para lugar nenhum

Registrar, comparar e voltar acontecem todos dentro deste computador. Quando você pede uma descrição, o que sai do computador são algumas centenas de bytes: os nomes dos arquivos alterados e um resumo como títulos e contagens. O texto do documento, os valores das células e os próprios arquivos não saem. Se o comitê de ética em pesquisa ou as regras do laboratório não permitem nem isso, ative Settings › General › Offline mode. As descrições passam a trazer só os fatos, e nada é enviado. Os detalhes estão no artigo "Histórico de trabalho para quem lida com documentos que não podem ir para a nuvem".

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