Automatisches Speichern hat meine Datei überschrieben – die Falle in Office

Automatisches Speichern und AutoWiederherstellen sind zwei verschiedene Dinge

Automatisches Speichern (AutoSave)

Der Schalter oben links im Fenster von Word, PowerPoint und Excel. Er lässt sich nur einschalten, wenn die Datei auf OneDrive oder SharePoint liegt. Ist er an, wird jede Änderung sofort im Original gespeichert. Die Schaltfläche Speichern hat nichts mehr zu tun – und der Notausgang „Schließen ohne Speichern“ ist ebenfalls weg.

AutoWiederherstellen (AutoRecover)

Legt alle paar Minuten (standardmäßig alle 10) eine getrennte, vorläufige Wiederherstellungskopie an. Das Original bleibt unberührt. Die Funktion soll ungespeicherte Arbeit retten, wenn das Programm abstürzt. Drücken Sie auf Speichern, verschwinden die Kopien dazwischen.

Die Falle sieht so aus: Sie öffnen den Bericht der letzten Woche und denken „Den für diese Woche mache ich gleich hier“. In dem Moment, in dem Sie Titel und Zahlen ändern, ist der Bericht der letzten Woche schon weg. Das automatische Speichern hat jedes Zeichen ins Original geschrieben. Besonders betroffen sind Dateien, die Sie als Vorlage nutzen, Originale von anderen und Dateien, die Sie schon abgegeben haben.

Jetzt zurück – der Versionsverlauf

Automatisches Speichern lässt sich nur bei Dateien auf OneDrive und SharePoint einschalten. Diese Dateien haben deshalb einen Versionsverlauf. Er ist das Gegenstück zum automatischen Speichern.

1. Klicken Sie bei geöffneter Datei auf Datei › Informationen › Versionsverlauf (auf dem Mac auf den Dateinamen im Fenstertitel › Versionsverlauf durchsuchen). Sie können die Datei auch im Datei-Explorer oder Finder mit der rechten Maustaste anklicken und Versionsverlauf wählen.
2. Wählen Sie in der Liste rechts eine Uhrzeit vor Ihrer Bearbeitung. Das automatische Speichern legt alle paar Minuten eine Version an, deshalb gibt es eine nahe „kurz vor dem Öffnen“.
3. Klicken Sie in der geöffneten alten Version auf Wiederherstellen. Wollen Sie den jetzigen Stand nicht verlieren, legen Sie sie stattdessen mit Kopie speichern unter einem anderen Namen ab.

Ist die Datei noch geöffnet und haben Sie sie eben erst bearbeitet, hilft auch Strg+Z (Mac ⌘Z). Automatisches Speichern blockiert Rückgängig nicht. Sobald Sie beim gewünschten Stand sind, wird dieser Stand wieder automatisch gespeichert.

Sicher arbeiten mit eingeschaltetem automatischem Speichern

• Gleich nach dem Öffnen eine Kopie: Öffnen Sie eine Datei, die als Original dienen soll, wählen Sie vor jeder Änderung Datei › Kopie speichern (Mac Datei › Kopie speichern …). Arbeiten Sie in der Kopie, bleibt das Original unverändert.
• Vorlagen als Vorlagen: Speichern Sie eine Datei, die Sie jede Woche in derselben Form nutzen, als .dotx, .potx oder .xltx. Bei jedem Öffnen entsteht dann ein neues Dokument, und das Original ändert sich nicht.
• Den Schalter ausschalten: Schalten Sie das automatische Speichern für dieses Dokument aus, wird wie früher nur gespeichert, wenn Sie auf Speichern drücken. Der ausgeschaltete Zustand wird für jedes Dokument gemerkt.
• Verschickte Dateien in einen eigenen Ordner: Verschieben Sie abgegebene Dateien in einen Ordner „Verschickt“. Dann öffnen und ändern Sie sie viel seltener aus Versehen.

So passiert Ihnen das nicht noch einmal

Hat keiner der Wege oben geholfen, ist diese Version verloren. Eine Datei behält nur ihren letzten Stand. Deshalb legen viele vor dem Speichern noch eine Kopie an. Aus dieser Kopie werden in Ihrem Ordner „bericht_original.docx“ und „bericht_in_arbeit.docx“.

Octorium ist eine Desktop-App für Mac und Windows, die Ihnen diese Arbeit abnimmt. Sie vertrauen ihr den Ordner an, in dem Sie arbeiten, und speichern wie immer. Sobald der Ordner kurz still ist (standardmäßig 2 Minuten), hält Octorium diesen Moment fest. Die Einträge stehen unter Heute, Gestern und den Wochentagen, jeweils mit Uhrzeit. Klicken Sie auf eine beliebige Zeile: Mit Zu diesem Moment zurück holen Sie den ganzen Ordner auf den damaligen Stand, mit Nur diese Datei zurück eine einzelne Datei. Auch das Zurückgehen wird aufgezeichnet, also lässt es sich selbst rückgängig machen.

• In Ihrem Ordner entsteht keine einzige Datei. Der Verlauf wird getrennt aufbewahrt.
• Ihre Dateien verlassen diesen Computer nicht. Aufzeichnen und Zurückgehen geschehen ganz auf diesem Computer und funktionieren auch ohne Internet.
• 30 Tage kostenlos, ohne Karte. Sie zählen ab dem Moment, in dem Sie in der App auf Starten drücken.

Installieren können Sie es unter /de/download. Wie das Zurückgehen funktioniert, steht in der Anleitung (/de/guide#restore).

Mit dem automatischen Speichern verträgt es sich gut. Octorium zeichnet auf, sobald der Ordner kurz still ist, egal wie gespeichert wurde. Während das automatische Speichern das Original Zeichen für Zeichen ändert, werden „vor dem Öffnen“ und „nach der Bearbeitung“ jeweils zu einem Eintrag, und Sie können zu beiden zurück. Vertrauen Sie Octorium einen Arbeitsordner im OneDrive-Synchronisierungsordner an, entsteht trotzdem nichts im Ordner. Dateien, die mit „Dateien bei Bedarf“ nur in der Cloud liegen, kann Octorium aber nicht aufzeichnen. Stellen Sie den anvertrauten Ordner deshalb auf Immer auf diesem Gerät beibehalten.