Versionen von Abschlussarbeit und Manuskript verwalten – so geht es im Labor

Warum die Namen in einem Ordner für eine Arbeit besonders schnell wachsen

Mehrere Personen bitten um Änderungen (Betreuer, Mitautoren, Gutachter). Zwischen zwei Anfragen liegen oft Wochen, und in der Zwischenzeit ändern sich die Daten. „Die Fassung, die der Betreuer gesehen hat“, „die eingereichte Fassung“, „die Fassung nach der ersten Begutachtung“ – alle müssen irgendwann wieder geöffnet werden. Also schreibt man jeder Datei ihre Umstände in den Namen. Anders als bei anderen Dokumenten bewegt sich auch nicht nur ein Manuskript: Abbildungen, Tabellen und Literaturdateien wandern mit.

Was sich ändert, wenn Sie einen Ordner anvertrauen

Die Einheit des Verlaufs ist bei Octorium nicht die Datei, sondern der Ordner. Vertrauen Sie ihm den ganzen Ordner Ihrer Arbeit an (Manuskript, Abbildungen, Tabellen, Datenzusammenfassungen, Antwortschreiben). Dann wird jedes Mal, wenn Sie speichern und der Ordner kurz still ist, der ganze Ordner in diesem Moment festgehalten. Die Frage „Welche Datei war bei der Einreichung Abbildung 3?“ verschwindet – wählen Sie den Eintrag von der Einreichung, und der Ordner ist so da, wie er damals war.

1. Installieren Sie Octorium und vertrauen Sie ihm einen Ordner für Ihre Arbeit an. Im Ordner entsteht keine Datei.
2. Speichern Sie wie immer. Die Einträge sammeln sich unter Heute, Gestern und den Wochentagen.
3. In dem Moment, in dem Sie die Arbeit an Ihren Betreuer schicken, wählen Sie diesen Eintrag und markieren ihn mit Moment mit Lesezeichen › selbst eingetippt, etwa „Betreuer, Runde 1“. Bei der Einreichung „Eingereicht“, nach der Begutachtung „Revision 1“.
4. Wenn Sie das Antwortschreiben verfassen, wählen Sie den Eintrag „Eingereicht“ und klicken auf den Reiter Jetzt. Alle Dateien, die sich seit der Einreichung geändert haben, erscheinen, und Sagen, was sich geändert hat fasst es in einem Satz zusammen, etwa „Abschnitt ‚3.2 Ergebnisse‘ überarbeitet, 240 Wörter mehr“.
5. Brauchen Sie „die Fassung, die der Betreuer gesehen hat“, tippen Sie „Betreuer“ in das Suchfeld Suchen Sie nach dem, woran Sie sich erinnern. Namen von Lesezeichen werden durchsucht.

Ehrlich, nach Dateiformat

• Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx): Octorium liest hinein und beschreibt. Auf der Ebene von Überschriften, Folientiteln, Blattnamen und Anzahlen.
• LibreOffice (.odt): Aufzeichnen und Zurückgehen funktionieren genauso. Die Beschreibung bleibt flach, etwa „arbeit.odt geändert“.
• LaTeX (.tex), BibTeX (.bib), Abbildungen (.png, .pdf): Jede Datei wird aufgezeichnet und lässt sich zurückholen. Die Beschreibung bleibt auf der Ebene der Dateinamen. Nutzen Sie schon Git, bleiben Sie ruhig dabei – Octorium ist eher für Mitautoren gedacht, die Git nicht kennen.

Die Daten gehen nirgendwohin

Aufzeichnen, Vergleichen und Zurückgehen geschehen ganz auf diesem Computer. Fordern Sie eine Beschreibung an, verlassen nur ein paar hundert Bytes den Computer: die Namen der geänderten Dateien und eine Zusammenfassung wie Titel und Anzahlen. Der Text des Dokuments, Zellwerte und die Dateien selbst gehen nicht hinaus. Erlauben Ihre Ethikkommission oder die Regeln Ihres Labors nicht einmal das, schalten Sie Einstellungen › Allgemein › Offline-Modus ein. Beschreibungen nennen dann nur noch die Fakten, und es wird nichts gesendet. Mehr dazu im Artikel „Ein Arbeitsverlauf für Dokumente, die nicht in die Cloud dürfen“.

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