Auf „Was hat sich seit dem Versand geändert?“ in einem Satz antworten

Mit den Programmen, die Sie schon nutzen

• Word: Schalten Sie Überprüfen › Änderungen nachverfolgen ein, wird jede spätere Änderung markiert. Sie müssen es vor dem Versand einschalten, und der Empfänger sieht die Markierungen genauso. War es nicht eingeschaltet, vergleichen Sie zwei Dateien mit Überprüfen › Vergleichen.
• PowerPoint: Überprüfen › Vergleichen vergleicht zwei Dateien. Geänderte Folien werden markiert, aber Sie blättern trotzdem dreißig Folien einzeln durch.
• Excel: Für einen Vergleich Zelle für Zelle bietet das Programm selbst nichts Rechtes. Meist legt man zwei Tabellen nebeneinander und schaut.
• Von Hand: Sie schreiben in die E-Mail „Fazit auf Seite 3 überarbeitet, Diagramm auf Folie 7 ersetzt“. Der häufigste Weg – und der, bei dem am häufigsten etwas fehlt.

Alle haben dasselbe Problem. Halten Sie den Moment des Versands nicht irgendwo fest, gibt es nichts zum Vergleichen. Also legen Sie eine eigene Kopie „der verschickten Fassung“ an, und aus dieser Kopie wird `praesentation_verschickt.pptx`.

Mit einem Verlauf

Haben Sie Octorium Ihren Arbeitsordner anvertraut, sind es drei Schritte.

1. Im Moment des Versands wählen Sie diesen Eintrag in der Zeitleiste, klicken auf Moment mit Lesezeichen und geben ihm das Etikett An Kunden geschickt (aus den Vorschlägen wählen oder selbst eintippen).
2. Arbeiten Sie das Feedback ein. Speichern Sie wie immer; den Verlauf führt Octorium.
3. Kommt die Frage „Was hat sich geändert?“, wählen Sie den Eintrag mit dem Etikett und klicken auf den Reiter Jetzt. Alle Dateien, die sich seit dem Versand geändert haben, erscheinen mit den Markierungen Hinzugefügt, Geändert oder Gelöscht (auch Änderungen, die noch nicht aufgezeichnet sind). Mit Sagen, was sich geändert hat wird daraus ein Satz.

Die Beschreibung entsteht aus dem Inhalt der Dateien. Bei Word, PowerPoint und Excel spricht sie auf der Ebene von Titeln und Anzahlen: „Folien ‚Wettbewerbsanalyse‘ und ‚Erlösmodell‘ hinzugefügt“, „Abschnitt ‚Fazit‘ überarbeitet, 120 Wörter mehr“, „Formeln im Blatt Abrechnung geändert“. Sie sagt nicht, auf welcher Seite und in welcher Zeile, und sie ist kein rot-grüner Vergleich Satz für Satz. Für eine Zeile in der Antwortmail reicht das.

Etiketten zur Gewohnheit machen

Nicht nur „verschickt“: Geben Sie Momenten Worte, an die man sich erinnert – Abgenommen, Präsentiert, Erster Entwurf, Zweiter Entwurf. Später tippen Sie das Wort in das Suchfeld Suchen Sie nach dem, woran Sie sich erinnern und sind sofort bei diesem Moment. Ein Etikett ändert keinen Dateinamen – im Ordner liegt weiterhin eine einzige Datei.

Die ganze Anleitung finden Sie unter /de/guide, die Installation unter /de/download. 30 Tage kostenlos, ohne Karte, gezählt ab dem Moment, in dem Sie in der App auf Starten drücken.