บันทึกอัตโนมัติเขียนทับไฟล์ — กับดักของบันทึกอัตโนมัติใน Office

บันทึกอัตโนมัติกับการกู้คืนอัตโนมัติไม่เหมือนกัน

บันทึกอัตโนมัติ (AutoSave)

สวิตช์ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง Word, PowerPoint และ Excel เปิดได้เฉพาะเมื่อไฟล์อยู่ใน OneDrive หรือ SharePoint และเมื่อเปิดอยู่ ทุกการแก้ไขจะถูกบันทึกลงต้นฉบับทันที ปุ่มบันทึกจึงไม่มีงานให้ทำ — และทางหนีอย่าง “ปิดโดยไม่บันทึก” ก็หายไปด้วย

การกู้คืนอัตโนมัติ (AutoRecover)

ฟีเจอร์ที่เก็บสำเนากู้คืนชั่วคราวแยกไว้ทุก ๆ ไม่กี่นาที (ค่าเริ่มต้น 10 นาที) โดยไม่แตะต้นฉบับ มีไว้เพื่อช่วยงานที่ยังไม่ได้บันทึกเมื่อโปรแกรมปิดตัวลง และเมื่อกดปุ่มบันทึก สำเนาที่เก็บไว้ระหว่างนั้นจะหายไป

กับดักเป็นแบบนี้ คุณเปิดรายงานของสัปดาห์ที่แล้วโดยคิดว่า “จะแก้เป็นของสัปดาห์นี้ในไฟล์นี้เลย” ทันทีที่เปลี่ยนหัวเรื่องและตัวเลข รายงานของสัปดาห์ที่แล้วก็หายไปแล้ว เพราะบันทึกอัตโนมัติเขียนทุกตัวอักษรลงต้นฉบับ ไฟล์ที่ใช้เหมือนเทมเพลต ไฟล์ต้นฉบับที่ได้รับจากคนอื่น และไฟล์ที่ส่งไปแล้ว มักเจอปัญหานี้

ย้อนกลับตอนนี้ — ประวัติเวอร์ชัน

บันทึกอัตโนมัติเปิดได้เฉพาะไฟล์ใน OneDrive และ SharePoint ไฟล์เหล่านั้นจึงมี ประวัติเวอร์ชัน ซึ่งเป็นคู่ของบันทึกอัตโนมัติ

1. ขณะเปิดไฟล์อยู่ ให้กด ไฟล์ › ข้อมูล › ประวัติเวอร์ชัน (บน Mac ให้กดชื่อไฟล์ที่แถบชื่อหน้าต่าง › เรียกดูประวัติเวอร์ชัน) หรือจะคลิกขวาที่ไฟล์ในตัวสำรวจไฟล์หรือ Finder แล้วเลือก ประวัติเวอร์ชัน ก็ได้
2. ในรายการทางขวา เลือกเวลาก่อนที่คุณจะแก้ บันทึกอัตโนมัติเก็บเวอร์ชันทุกไม่กี่นาที จึงมีเวอร์ชันที่ใกล้กับ “ก่อนเปิดไฟล์” อยู่
3. ในเวอร์ชันเก่าที่เปิดขึ้นมา ให้กด คืนค่า หรือถ้าไม่อยากเสียฉบับปัจจุบัน ให้ใช้ บันทึกสำเนา เพื่อเก็บไว้อีกชื่อหนึ่ง

ถ้าไฟล์ยังเปิดอยู่และเพิ่งแก้ไปไม่นาน Ctrl+Z (Mac ⌘Z) ก็ใช้ได้ บันทึกอัตโนมัติไม่ได้ปิดกั้นการเลิกทำ เมื่อย้อนไปถึงสภาพที่ต้องการ สภาพนั้นจะถูกบันทึกอัตโนมัติอีกครั้ง

ทำงานอย่างปลอดภัยแม้เปิดบันทึกอัตโนมัติไว้

• เปิดแล้วทำสำเนาทันที: เมื่อเปิดไฟล์ที่จะใช้เป็นต้นฉบับ ให้ใช้ ไฟล์ › บันทึกสำเนา (Mac ไฟล์ › บันทึกสำเนา…) ก่อนแก้อะไร ทำงานในสำเนา แล้วต้นฉบับจะยังเหมือนเดิม
• เทมเพลตให้เป็นเทมเพลต: ไฟล์ที่ใช้รูปแบบเดิมทุกสัปดาห์ ให้บันทึกเป็น .dotx, .potx หรือ .xltx ทุกครั้งที่เปิดจะได้เอกสารใหม่ และต้นฉบับจะไม่เปลี่ยน
• ปิดสวิตช์: ปิดสวิตช์บันทึกอัตโนมัติในเอกสารนั้น แล้วไฟล์จะถูกบันทึกเฉพาะเมื่อกดปุ่มบันทึกเหมือนเดิม สถานะปิดจะถูกจำไว้แยกตามเอกสาร
• ไฟล์ที่ส่งแล้วไว้ในโฟลเดอร์ที่ส่งแล้ว: ย้ายไฟล์ที่ส่งไปแล้วไปไว้ในโฟลเดอร์ “ส่งแล้ว” จะลดโอกาสที่เผลอเปิดมาแก้

ทำอย่างไรไม่ให้เกิดขึ้นอีก

ถ้าวิธีข้างต้นไม่มีวิธีไหนพากลับไปได้ ก็แปลว่าฉบับนั้นไม่มีอยู่แล้ว ไฟล์ที่ถูกแก้ไขจะเหลือเพียงสภาพล่าสุด คนจึงคัดลอกไฟล์ไว้อีกชุดก่อนกดปุ่มบันทึก สำเนาเหล่านั้นก็คือ “รายงาน_ต้นฉบับ.docx” และ “รายงาน_กำลังแก้.docx” ในโฟลเดอร์ของคุณ

Octorium คือแอปเดสก์ท็อปสำหรับ Mac และ Windows ที่ทำงานนี้แทนคุณ ฝากโฟลเดอร์ที่ทำงานอยู่ไว้หนึ่งโฟลเดอร์ แล้วบันทึกงานตามปกติ เมื่อโฟลเดอร์เงียบลงครู่หนึ่ง (ค่าเริ่มต้น 2 นาที) Octorium จะเก็บช่วงเวลานั้นไว้ บันทึกจะถูกจัดกลุ่มเป็น วันนี้, เมื่อวาน และวันในสัปดาห์ พร้อมเวลากำกับ กดที่บรรทัดใดก็ได้ แล้วใช้ ย้อนกลับไปช่วงเวลานี้ เพื่อย้อนทั้งโฟลเดอร์ หรือ ย้อนกลับเฉพาะไฟล์นี้ เพื่อย้อนไฟล์เดียวกลับไปเป็นอย่างตอนนั้น การย้อนกลับก็ถูกเก็บไว้ในประวัติด้วย จึงยกเลิกการย้อนกลับได้เช่นกัน

• ไม่มีไฟล์ใดเพิ่มขึ้นในโฟลเดอร์ ประวัติถูกเก็บแยกไว้ต่างหาก
• ไฟล์ของคุณไม่ออกจากคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ การบันทึกและการย้อนกลับเกิดขึ้นในคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ทั้งหมด และใช้ได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต
• ใช้ฟรี 30 วันโดยไม่ต้องผูกบัตร เริ่มนับตั้งแต่กดเริ่มในแอป

ติดตั้งได้ที่ /th/download ส่วนขั้นตอนการย้อนกลับดูได้ในคู่มือ (/th/guide#restore)

Octorium ยังเข้ากันได้ดีกับบันทึกอัตโนมัติ Octorium เก็บบันทึกเมื่อโฟลเดอร์เงียบลงครู่หนึ่ง ไม่ว่าไฟล์จะถูกบันทึกด้วยวิธีใด ดังนั้นแม้บันทึกอัตโนมัติจะแก้ต้นฉบับทีละตัวอักษร “ก่อนเปิดไฟล์” และ “หลังแก้” ก็ถูกเก็บเป็นบันทึกแยกกัน และย้อนกลับไปฝั่งไหนก็ได้ ฝากโฟลเดอร์งานที่อยู่ในโฟลเดอร์ซิงก์ของ OneDrive ไว้ก็ไม่มีอะไรเพิ่มขึ้นในโฟลเดอร์ แต่ไฟล์ที่อยู่บนคลาวด์เท่านั้นจาก “ไฟล์ตามความต้องการ” จะบันทึกไม่ได้ จึงควรตั้งโฟลเดอร์ที่ฝากไว้เป็น เก็บไว้บนอุปกรณ์นี้เสมอ