ตอบคำถาม “หลังส่งไปแล้ว แก้อะไรบ้าง” ได้ในประโยคเดียว

ด้วยโปรแกรมที่ใช้อยู่

• Word: เปิด ตรวจทาน › ติดตามการเปลี่ยนแปลง ไว้ การแก้ไขหลังจากนั้นจะถูกทำเครื่องหมาย ต้องเปิดไว้ก่อนส่ง และผู้รับจะเห็นเครื่องหมายเหล่านั้นด้วย ถ้าไม่ได้เปิดไว้ ใช้ ตรวจทาน › เปรียบเทียบ เพื่อเทียบสองไฟล์ได้
• PowerPoint: ใช้ ตรวจทาน › เปรียบเทียบ เพื่อเทียบสองไฟล์ สไลด์ที่เปลี่ยนจะถูกทำเครื่องหมาย แต่คุณยังต้องไล่ดูสามสิบสไลด์ทีละหน้า
• Excel: ในโปรแกรมไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสำหรับเทียบทีละเซลล์ ส่วนใหญ่จึงวางสองชีตไว้ข้างกันแล้วดูเอา
• เขียนเอง: เขียนในอีเมลว่า “แก้บทสรุปหน้า 3 เปลี่ยนกราฟในสไลด์ 7” เป็นวิธีที่ใช้กันมากที่สุด และลืมบ่อยที่สุด

ทุกวิธีมีปัญหาเดียวกัน ถ้าไม่ได้ตรึง ช่วงเวลาที่ส่ง ไว้ที่ไหนสักแห่ง ก็ไม่มีอะไรให้เทียบ คุณจึงต้องคัดลอก “ฉบับที่ส่งไป” เก็บไว้ต่างหาก และสำเนานั้นก็กลายเป็น `พรีเซนต์_ฉบับที่ส่ง.pptx`

จากประวัติ

ถ้าคุณฝากโฟลเดอร์งานไว้กับ Octorium แล้ว มีสามขั้นตอน

1. ตอนที่ส่ง ให้กด คั่นหน้าช่วงเวลา ที่บรรทัดนั้นในไทม์ไลน์ แล้วติดป้าย ฉบับส่งลูกค้า (เลือกจากชื่อแนะนำหรือพิมพ์เอง)
2. แก้งานตามความเห็นที่ได้รับ บันทึกไฟล์ตามปกติ Octorium จะเก็บประวัติให้
3. เมื่อมีคนถามว่า “แก้อะไรไปบ้าง” ให้เลือกบรรทัดที่มีป้ายนั้นแล้วกดแท็บ ตอนนี้ ไฟล์ทั้งหมดที่เปลี่ยนไปหลังส่งจะแสดงพร้อมป้าย เพิ่ม แก้ไข หรือ ลบ (รวมถึงการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ถูกเก็บเป็นบันทึก) และเมื่อกด ขอคำอธิบายว่าอะไรเปลี่ยนไป ก็จะสรุปเป็นประโยคเดียว

คำอธิบายเขียนจากการอ่านเนื้อหาในไฟล์ สำหรับ Word, PowerPoint และ Excel จะบอกในระดับหัวข้อและจำนวน เช่น “เพิ่มสไลด์ ‘การวิเคราะห์คู่แข่ง’ และ ‘โมเดลรายได้’”, “แก้ส่วน ‘บทสรุป’ เขียนเพิ่ม 120 คำ”, “เปลี่ยนสูตรในชีต ‘งบประมาณ’” ไม่ได้บอกว่าหน้าไหนบรรทัดไหน และไม่ใช่การเทียบทีละประโยคแบบแดงเขียว แต่เท่านี้ก็พอสำหรับตอบกลับหนึ่งบรรทัด

ติดป้ายให้เป็นนิสัย

ไม่ใช่แค่ “ฉบับที่ส่ง” ถ้าติดคำที่คนจำได้ไว้ เช่น ฉบับอนุมัติ, ฉบับนำเสนอ, ฉบับร่างแรก, ฉบับร่างสอง ภายหลังคุณพิมพ์คำนั้นใน ค้นด้วยคำที่คุณจำได้ แล้วไปยังช่วงเวลานั้นได้ทันที ป้ายไม่ได้เปลี่ยนชื่อไฟล์ — ในโฟลเดอร์ยังมีไฟล์เดียวเหมือนเดิม

วิธีใช้ทั้งหมดอยู่ในคู่มือ (/th/guide) ติดตั้งได้ที่ /th/download ใช้ฟรี 30 วันโดยไม่ต้องผูกบัตร เริ่มนับตั้งแต่กดเริ่มในแอป