El Autoguardado sobrescribió mi archivo: la trampa del Autoguardado de Office

Autoguardado y Autorrecuperación son cosas distintas

Autoguardado (AutoSave)

El interruptor de arriba a la izquierda de la ventana de Word, PowerPoint y Excel. Solo se puede activar cuando el archivo está en OneDrive o SharePoint y, mientras está activado, cada cambio se guarda en el original en el momento en que lo haces. El botón Guardar se queda sin trabajo, y también desaparece la salida de emergencia de «cerrar sin guardar».

Autorrecuperación (AutoRecover)

Guarda aparte una copia temporal de recuperación cada pocos minutos (10 por defecto). No toca el original. Sirve para rescatar el trabajo sin guardar si el programa se cierra, y al pulsar Guardar se descartan las copias intermedias.

La trampa es así. Abres el informe de la semana pasada pensando «el de esta semana lo hago aquí» y, en cuanto cambias el título y las cifras, el informe de la semana pasada ya no existe, porque el Autoguardado escribió cada letra en el original. Les pasa sobre todo a los archivos que usas como plantilla, a los originales que te pasó otra persona y a los archivos que ya entregaste.

Volver atrás ahora: el Historial de versiones

El Autoguardado solo se activa en archivos de OneDrive y SharePoint, así que esos archivos tienen Historial de versiones. Es la otra mitad del Autoguardado.

1. Con el archivo abierto, pulsa Archivo › Información › Historial de versiones (en Mac, pulsa el nombre del archivo en el título de la ventana › Examinar historial de versiones [Browse Version History]). También puedes hacer clic con el botón derecho en el archivo en el Explorador de archivos o en el Finder y elegir Historial de versiones.
2. En la lista de la derecha, elige una hora de antes de editar. El Autoguardado guarda una versión cada pocos minutos, así que habrá una cerca de «justo antes de abrirlo».
3. En la versión antigua que se abre, pulsa Restaurar o, si no quieres perder lo que tienes ahora, usa Guardar una copia para conservarla con otro nombre.

Si el archivo sigue abierto y lo editaste hace poco, Ctrl+Z (⌘Z en Mac) también funciona. El Autoguardado no impide deshacer. Cuando vuelvas al estado que quieres, ese estado se guarda automáticamente otra vez.

Trabajar sin riesgo con el Autoguardado activado

• Una copia nada más abrirlo: cuando abras un archivo que vas a usar como original, antes de cambiar nada ve a Archivo › Guardar una copia (en Mac, Archivo › Guardar una copia…). Trabaja en la copia y el original se queda como estaba.
• Las plantillas, como plantillas: guarda como .dotx, .potx o .xltx el archivo que usas cada semana con el mismo formato. Cada vez que lo abras se creará un documento nuevo y el original no cambiará.
• Apagar el interruptor: si desactivas el Autoguardado en ese documento, solo se guardará cuando pulses Guardar, como antes. Queda desactivado documento por documento.
• Lo enviado, a una carpeta de enviados: si mueves los archivos que ya entregaste a una carpeta «Enviados», será mucho menos probable que abras uno y lo edites por error.

Cómo no volver a pasar por esto

Si nada de lo anterior te ha devuelto esa versión, ya no existe. Un archivo solo conserva su último estado, y por eso la gente hace una copia más antes de pulsar Guardar. De ahí salen los «informe_original.docx» e «informe_en_revision.docx» de tu carpeta.

Octorium es una aplicación de escritorio para Mac y Windows que hace ese trabajo por ti. Le confías la carpeta en la que trabajas, guardas como siempre y, cada vez que la carpeta se queda un momento en silencio (2 minutos por defecto), registra ese momento. Los registros se agrupan en Hoy, Ayer y los días de la semana, cada uno con su hora, y desde cualquier línea puedes devolver toda la carpeta con Volver a este momento o un solo archivo con Volver solo este archivo. Volver atrás también queda registrado, así que también se puede deshacer.

• En tu carpeta no aparece nada. El historial se guarda aparte.
• Tus archivos no salen de este ordenador. Registrar y volver atrás ocurren dentro del ordenador, y funcionan sin internet.
• 30 días gratis, sin tarjeta, contados desde que pulsas el botón de empezar en la app.

Puedes instalarlo desde /es/download, y cómo volver atrás se explica en la guía (/es/guide#restore).

También se lleva bien con el Autoguardado. Octorium registra cada vez que la carpeta se queda un momento en silencio, sin importar cómo se guardó, así que, mientras el Autoguardado va cambiando el original letra a letra, «antes de abrirlo» y «después de editarlo» quedan cada uno como un registro, y puedes volver a cualquiera de los dos. Aunque le confíes una carpeta de trabajo dentro de la carpeta sincronizada de OneDrive, en la carpeta no aparece nada. Eso sí: un archivo que solo está en la nube con «Archivos a petición» no se puede registrar, así que configura la carpeta que confías como Mantener siempre en este dispositivo.