Fichier écrasé par l’enregistrement automatique — le piège d’Office

Enregistrement automatique et récupération automatique : deux choses différentes

Enregistrement automatique (AutoSave)

Le bouton bascule en haut à gauche de la fenêtre de Word, PowerPoint et Excel. Il ne s’active que si le fichier est sur OneDrive ou SharePoint, et tant qu’il est activé, chaque modification est enregistrée dans l’original à l’instant même. Le bouton Enregistrer n’a plus rien à faire — et l’issue de secours « fermer sans enregistrer » disparaît aussi.

Récupération automatique (AutoRecover)

Garde à part une copie de récupération temporaire toutes les quelques minutes (10 par défaut). Elle ne touche pas à l’original. Elle sert à sauver le travail non enregistré quand le logiciel plante, et appuyer sur Enregistrer supprime les copies faites entre-temps.

Le piège fonctionne ainsi. Vous ouvrez le rapport de la semaine dernière en vous disant « Je vais faire celui de cette semaine à partir de celui-ci », et dès que vous changez le titre et les chiffres, le rapport de la semaine dernière n’existe déjà plus : l’enregistrement automatique a écrit chaque caractère dans l’original. Cela arrive surtout aux fichiers qui servent de modèle, aux originaux reçus de quelqu’un d’autre et aux fichiers déjà remis.

Revenir en arrière maintenant — l’historique des versions

L’enregistrement automatique ne s’active que pour les fichiers OneDrive et SharePoint ; ces fichiers ont donc un Historique des versions. C’est le pendant de l’enregistrement automatique.

1. Le fichier ouvert, cliquez sur Fichier › Informations › Historique des versions (sur Mac, cliquez sur le nom du fichier dans le titre de la fenêtre › Parcourir l’historique des versions). Vous pouvez aussi faire un clic droit sur le fichier dans l’Explorateur de fichiers ou le Finder et choisir Historique des versions.
2. Dans la liste à droite, choisissez une heure antérieure à vos modifications. L’enregistrement automatique garde une version toutes les quelques minutes : il y en a une proche du moment « juste avant l’ouverture ».
3. Dans l’ancienne version qui s’ouvre, cliquez sur Restaurer ; si vous ne voulez pas perdre l’état actuel, utilisez plutôt Enregistrer une copie pour la garder sous un autre nom.

Si le fichier est encore ouvert et que vous l’avez modifié il y a peu, Ctrl+Z (⌘Z sur Mac) fonctionne aussi. L’enregistrement automatique n’empêche pas d’annuler. Une fois revenu à l’état voulu, cet état est de nouveau enregistré automatiquement.

Travailler sans risque avec l’enregistrement automatique activé

• Une copie dès l’ouverture : quand vous ouvrez un fichier qui doit servir d’original, commencez par Fichier › Enregistrer une copie (sur Mac, Fichier › Enregistrer une copie…) avant de toucher à quoi que ce soit. Travaillez dans la copie : l’original reste intact.
• Les modèles comme modèles : enregistrez au format .dotx, .potx ou .xltx un fichier que vous reprenez chaque semaine sous la même forme. À chaque ouverture, un nouveau document est créé et l’original ne change pas.
• Désactiver le bouton : désactivez l’enregistrement automatique pour ce document, et il n’est enregistré que quand vous appuyez sur Enregistrer, comme avant. Ce choix est mémorisé pour chaque document.
• Les fichiers envoyés dans un dossier à part : déplacez les fichiers remis dans un dossier « Envoyés » ; vous risquerez beaucoup moins de les ouvrir et de les modifier par erreur.

Pour que cela n’arrive plus

Si rien de ce qui précède ne vous a permis de revenir en arrière, cette version n’existe plus. Un fichier ne garde que son dernier état. C’est pourquoi on en fait une copie de plus avant d’appuyer sur Enregistrer, et c’est de là que viennent « rapport_original.docx » et « rapport_en_cours.docx » dans votre dossier.

Octorium est une application de bureau pour Mac et Windows qui fait ce travail à votre place. Confiez-lui le dossier dans lequel vous travaillez et enregistrez comme d’habitude : chaque fois que le dossier reste calme un instant (2 minutes par défaut), Octorium garde ce moment. Les entrées sont regroupées sous Aujourd'hui, Hier et les jours de la semaine, chacune avec son heure. Depuis n’importe quelle ligne, Revenir à ce moment remet tout le dossier dans cet état, et Revenir pour ce fichier seulement un seul fichier. Le retour en arrière est lui aussi gardé dans l’historique : vous pouvez donc l’annuler à son tour.

• Rien n’apparaît dans votre dossier. L’historique est conservé à part.
• Vos fichiers ne quittent jamais cet ordinateur. L’enregistrement et le retour en arrière ont lieu sur cet ordinateur, et fonctionnent sans Internet.
• 30 jours gratuits, sans carte, comptés à partir du moment où vous appuyez sur commencer dans l’application.

Installez-le depuis /fr/download ; le retour en arrière est expliqué dans le guide (/fr/guide#restore).

Octorium s’entend bien aussi avec l’enregistrement automatique. Il garde un moment dès que le dossier reste calme un instant, quelle que soit la façon dont le fichier a été enregistré : pendant que l’enregistrement automatique modifie l’original caractère par caractère, « avant l’ouverture » et « après les modifications » deviennent chacun une entrée, et vous pouvez revenir à l’un comme à l’autre. Même si vous lui confiez un dossier de travail situé dans le dossier synchronisé OneDrive, rien n’apparaît dans le dossier. En revanche, un fichier qui n’est que dans le cloud avec « Fichiers à la demande » ne peut pas être gardé dans l’historique : réglez le dossier confié sur Toujours conserver sur cet appareil.