« _final_v2_FINAL_final » — quand les noms de fichiers servent à gérer les versions

Pourquoi les noms s’allongent

Un fichier ne garde que son dernier état. Alors, avant d’appuyer sur Enregistrer, on fait une copie « au cas où », et pour que son nom désigne la version actuelle, on ajoute « final ». Quand la demande de modifications suivante arrive, ce « final » n’est plus final : il devient « final_v2 », puis « FINAL_final ». Trois séries de modifications, quatre fichiers. Jusque-là, tout le monde fait pareil.

Autrement dit, le nom du fichier fait deux choses à la fois. L’une est garder ce moment (la copie) ; l’autre, dire que c’est celle qui est partie (la mention « final »). Les deux rôles se superposent dans une seule chaîne de caractères, et les noms s’allongent.

Ce que cela coûte

• Le temps de recherche. « Celle envoyée au client, c’était final_v2 ou FINAL_final ? » Impossible de le savoir sans les ouvrir. La date de modification indique la dernière fois que le fichier a été ouvert et enregistré, pas le moment de l’envoi.
• Ce qui a changé. Même avec les deux fichiers côte à côte, il faut chercher à l’œil laquelle des trente diapositives a changé.
• La confusion au moment du partage. Si « Voici le fichier final » passe trois fois dans la messagerie, votre interlocuteur se retrouve lui aussi avec trois fichiers. Lequel est le bon ? Seule la mémoire de l’expéditeur le sait.
• L’espace et le bruit. Sept copies d’une présentation de 100 Mo, c’est 700 Mo. Et chaque fois que vous ouvrez le dossier, il faut parcourir les sept.

Ce que vous pouvez faire tout de suite — une règle

La méthode la moins chère, sans aucun outil, est une règle de nommage. Au lieu de « final », utilisez une date et un numéro : `presentation_20261028_v3.pptx`. Les fichiers se trient, et contrairement à « final », le nom ne devient jamais un mensonge. Ajoutez une mention comme `_envoyé` au fichier que vous avez envoyé. C’est encore plus efficace si toute l’équipe suit la même règle.

Et l’historique des versions du cloud ?

OneDrive, Google Drive et Dropbox conservent les versions antérieures pendant un certain temps, même si vous écrasez un fichier sous le même nom. Vous pouvez revenir en arrière sans faire de copie : les noms cessent de s’allonger. Mais ils gardent un fichier à la fois, la durée et le nombre de versions sont limités, ils ne disent pas ce qui a changé, et le fichier doit être dans le cloud. Impossible non plus d’indiquer quelle version est partie. Les détails sont dans l’article « Ce que l’historique des versions du cloud ne sait pas faire ».

Séparer les deux rôles du nom

Octorium sépare ces deux rôles en historique et étiquettes. Confiez-lui le dossier dans lequel vous travaillez : chaque fois que vous enregistrez (plus précisément, quand le dossier reste calme un instant après un enregistrement), ce moment est gardé dans l’historique — c’est le rôle de la copie. Quand vous envoyez le fichier au client, vous posez sur ce moment, avec Marquer le moment, une étiquette comme Envoyé au client — c’est le rôle de la mention « final ». Le dossier ne contient qu’un `presentation.pptx`, et Octorium n’y crée aucun fichier.

• Les entrées sont regroupées sous Aujourd'hui, Hier et les jours de la semaine, avec une heure sur chaque ligne. Cliquez sur « mardi dernier, l’après-midi » et vous y êtes.
• Cliquez sur Dites-moi ce qui a changé : une phrase vous dit ce que cet enregistrement a modifié. Elle reste au niveau des titres de diapositives, des titres de sections et des noms de feuilles.
• Revenir à ce moment remet tout le dossier, Revenir pour ce fichier seulement un seul fichier, dans l’état de ce moment-là. Le retour en arrière est lui aussi gardé dans l’historique.
• Vos fichiers ne quittent jamais cet ordinateur. L’enregistrement et le retour en arrière ont lieu sur cet ordinateur.

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