Répondre en une phrase à « Qu’est-ce qui a changé depuis l’envoi ? »

Avec les logiciels que vous utilisez déjà

• Word : activez Révision › Suivi des modifications, et chaque modification ultérieure est signalée. Il faut l’activer avant l’envoi, et le destinataire voit les marques telles quelles. S’il n’était pas activé, Révision › Comparer compare deux fichiers.
• PowerPoint : Révision › Comparer compare deux fichiers. Les diapositives modifiées sont signalées, mais il faut quand même parcourir les trente diapositives une à une.
• Excel : le logiciel n’offre rien de vraiment pratique pour comparer cellule par cellule ; la plupart des gens posent les deux feuilles côte à côte et regardent.
• À la main : vous écrivez dans l’e-mail « conclusion de la page 3 corrigée, graphique de la diapositive 7 remplacé ». C’est la méthode la plus courante, et la plus souvent oubliée.

Toutes ont le même problème. Si vous ne figez pas quelque part le moment de l’envoi, vous n’avez rien à comparer. Alors vous faites une copie à part de « la version envoyée », et cette copie devient `presentation_envoyée.pptx`.

Avec l’historique

Si vous avez confié votre dossier de travail à Octorium, il y a trois étapes.

1. Au moment de l’envoi, choisissez cette ligne dans la chronologie, cliquez sur Marquer le moment et posez l’étiquette Envoyé au client (choisissez-la parmi les suggestions ou tapez la vôtre).
2. Intégrez les retours. Enregistrez comme d’habitude ; Octorium garde l’historique.
3. Quand arrive « Qu’est-ce qui a changé ? », choisissez la ligne étiquetée et cliquez sur l’onglet Maintenant. Tous les fichiers modifiés depuis l’envoi s’affichent avec un badge Ajouté, Modifié ou Supprimé (y compris les modifications pas encore enregistrées), et Dites-moi ce qui a changé les résume en une phrase.

La description est rédigée à partir de l’intérieur des fichiers. Pour Word, PowerPoint et Excel, elle s’exprime au niveau des titres et des nombres : « Ajouté les diapositives “Analyse concurrentielle” et “Modèle économique” », « Remanié la section “Conclusion”, 120 mots de plus », « Modifié les formules de la feuille Budget ». Pas de numéro de page ni de ligne, pas de rouge et vert phrase par phrase. Pour une ligne de réponse, cela suffit.

L’habitude des étiquettes

Pas seulement « envoyé » : si vous posez sur vos moments les mots dont on se souvient vraiment — Validé, Présenté, Premier jet, Deuxième jet —, il vous suffira plus tard de taper ce mot dans Cherchez avec ce dont vous vous souvenez pour arriver directement à ce moment. Une étiquette ne change pas le nom du fichier : le dossier contient toujours un seul fichier, tel quel.

Le mode d’emploi complet est dans le guide (/fr/guide) ; installez Octorium depuis /fr/download. 30 jours gratuits, sans carte, comptés à partir du moment où vous appuyez sur commencer dans l’application.