Gérer les versions d’un manuscrit de thèse au laboratoire

Pourquoi un dossier de thèse multiplie les noms plus que tout autre

Plusieurs personnes demandent des modifications (le directeur de thèse, les coauteurs, les relecteurs), plusieurs semaines séparent une demande de la suivante, et les données changent entre-temps. « La version que le directeur a lue », « la version soumise », « la version après la première relecture » : il faudra un jour rouvrir chacune, alors chaque fichier finit par porter son histoire dans son nom. Autre différence avec les autres documents : ce n’est pas un seul manuscrit qui évolue, mais aussi les figures, les tableaux et le fichier de références.

Ce qui change quand vous confiez un dossier

L’unité de l’historique d’Octorium n’est pas le fichier mais le dossier. Confiez-lui le dossier de thèse en entier (manuscrit, figures, tableaux, résumés de données, lettres de réponse) : chaque fois que vous enregistrez et que le dossier reste calme un instant, le dossier entier tel qu’il est à ce moment est gardé. « Quel fichier était la figure 3 au moment de la soumission ? » : la question disparaît. Choisissez l’entrée de la soumission, et le dossier est là, tel qu’il était.

1. Installez Octorium et confiez-lui un dossier de thèse. Rien n’apparaît dans le dossier.
2. Enregistrez comme d’habitude. Les entrées s’accumulent sous Aujourd'hui, Hier et les jours de la semaine.
3. Au moment d’envoyer au directeur de thèse, choisissez cette entrée, cliquez sur Marquer le moment et tapez vous-même un nom comme « Directeur, 1er envoi ». « Soumis » au moment de la soumission, « Révision 1 » après la relecture.
4. Pour rédiger la lettre de réponse, choisissez l’entrée « Soumis » et cliquez sur l’onglet Maintenant. Tous les fichiers modifiés depuis la soumission s’affichent, et Dites-moi ce qui a changé les résume en une phrase, comme « Remanié la section “3.2 Résultats”, 240 mots de plus ».
5. Quand vous avez besoin de « la version que le directeur a lue », tapez « directeur » dans Cherchez avec ce dont vous vous souvenez. Les noms des marques font partie de la recherche.

Format par format, en toute honnêteté

• Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx) : lus de l’intérieur et décrits. Au niveau des titres de sections, des titres de diapositives, des noms de feuilles et des nombres.
• LibreOffice (.odt) : l’enregistrement et le retour en arrière fonctionnent exactement de la même façon. La description reste superficielle, du genre « these.odt a été modifié ».
• LaTeX (.tex), BibTeX (.bib), figures (.png, .pdf) : tout fichier est enregistré et peut être restauré. La description reste au niveau du nom de fichier. Si vous utilisez déjà Git, continuez — Octorium s’adresse plutôt au coauteur qui ne connaît pas Git.

Les données ne partent nulle part

L’enregistrement, la comparaison et le retour en arrière ont tous lieu sur cet ordinateur. Quand vous demandez une description, ce qui quitte l’ordinateur tient en quelques centaines d’octets : le nom des fichiers modifiés et un résumé comme des titres et des nombres. Le texte du document, les valeurs des cellules et les fichiers eux-mêmes ne partent pas. Si votre comité d’éthique (IRB) ou le règlement du laboratoire n’autorise même pas cela, activez Réglages › Général › Mode hors ligne. Les descriptions se limitent alors aux faits, et rien n’est envoyé. Les détails sont dans l’article « Un historique de travail quand vos documents ne peuvent pas aller dans le cloud ».

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