時点をブックマーク —「顧客提出版」に名札を付ける方法

ブックマークは後から付けてもかまいません

「これが顧客に送った版だった」とわかるのは、たいてい後になってからです。だからブックマークは、すでに記録されたどの行にでも付けられます。ファイル名を変えるのではなく記録に名札を付けるので、フォルダにはファイルがひとつ、そのまま置かれています。

1. 中央のタイムラインで、印を付ける記録を選びます。
2. 右の欄の上部にある時点をブックマークを押します。
3. 「この時点を何と呼びますか？」という画面で名前を入力するか、下のおすすめの名前（顧客提出版、承認版、発表版、第1稿、第2稿）を押します。
4. ブックマークを押します。その記録の上に、オレンジ色の名札が付きます。

• 名前を変えるには、オレンジ色の名札を押して入力し直します。外すには、同じ画面でブックマークを消すを押します。記録はそのまま残ります。
• ブックマークした記録だけをまとめて見るには、ツールバーのブックマークのみ表示（しおりの形）を押します。
• 覚えている言葉で探すに名札の言葉（「提出版」「承認」）を入れると、その記録が表示されます。

送る直前に付ける習慣

いちばんよいタイミングは、送るその瞬間です。メールに添付する直前にショートカットキーを一度押すと「今この瞬間を記録しました」と表示されるので、その記録に顧客提出版を付けます。まだ記録されていない変更があるときは、今この瞬間に名前をつけるで、今の状態を名前とともに新しい記録として残すこともできます。どちらでも10秒です。

名札がする3つのこと

探す

「先月顧客に送った版」を、時刻の記憶をたどって探す必要がなくなります。ブックマークの一覧や検索で、すぐに出てきます。

それから何が変わったか

名札の付いた記録を選んで現在タブを押すと、送ってから変わったファイルがすべて表示されます。まだ記録されていない変更まで含む唯一のタブです。2つの提出版の間の違いは比較タブで — 記録の一覧の一番上に、ブックマークした記録が集まっています。

戻る

「最初に送った版のほうがよかったそうです」と言われたら、名札の付いた記録を選んでこの時点に戻す。戻したことも記録に残るので、違ったと思えば、また今に戻ってこられます。

名前の付け方のコツ

• 相手と回数で：「顧客・1回目」「顧客・2回目」「課長レビュー」。おすすめの名前より一語だけ具体的にすれば、3か月後でもわかります。
• 「最終」は付けません。その言葉が嘘になるのを防ぐために始めたことです。「提出版」は事実で、「最終」は願望です。
• ひとつの記録に名札はひとつ。2つ必要なら、次の記録に付けてください。名前はいつでも変えられます。

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