論文原稿の版管理 — 研究室での使い方

論文のフォルダは、なぜとりわけ名前が増えるのか

修正を求める人が何人もいて（指導教員、共著者、査読者）、依頼と依頼の間が何週間も空き、その間にデータが変わります。「指導教員が見た版」「投稿した版」「1回目の査読後の版」をすべて開き直す場面が出てくるので、ファイルごとにその事情を名前に書き込むことになります。原稿ひとつではなく、図のファイル、表、参考文献のファイルまで一緒に動くことも、ほかの文書と違う点です。

フォルダをひとつ預けると変わること

Octorium の記録の単位は、ファイルではなくフォルダです。論文のフォルダ（原稿、図、表、データの要約、回答書）を丸ごと預けておけば、保存してフォルダがしばらく静かになるたびに、その時点のフォルダ全体が記録されます。「投稿したときの図3はどのファイルだったか」と悩むことがなくなります — 投稿時点の記録を選べば、そのときのフォルダがそのまま残っています。

1. インストールして、論文のフォルダをひとつ預けます。フォルダにはファイルがひとつも増えません。
2. いつも通りに保存します。記録は今日、昨日、曜日ごとにたまっていきます。
3. 指導教員に送るその瞬間に、その記録を選んで時点をブックマークを押し、「指導教員・1回目」のように自分で入力して印を付けます。投稿するときは「投稿版」、査読のあとは「1回目修正版」。
4. 回答書を書くときは、「投稿版」の記録を選んで現在タブを押します。投稿してから変わったファイルがすべて表示され、何が変わったか説明を聞くを押せば、「『3.2 結果』の節を直し、240語増やしました」のように一文にまとまります。
5. 「指導教員が見たあの版」が必要になったら、覚えている言葉で探すに「指導教員」と入力します。ブックマークの名前が検索されます。

ファイル形式ごとに、正直に

• Word（.docx）・PowerPoint（.pptx）・Excel（.xlsx）：中を読んで説明します。段落の見出し、スライドの見出し、シート名と数のレベルです。
• 一太郎（.jtd）：記録と戻す操作は、まったく同じようにできます。説明は「論文.jtd を変更しました」程度の浅いものです。
• LaTeX（.tex）・BibTeX（.bib）・図（.png、.pdf）：どんなファイルでも記録し、戻せます。説明はファイル名のレベルです。すでに Git を使っている方は、そのまま使い続けてかまいません — Octorium は、Git を知らない共著者のための道具に近いものです。

データはどこにも出ていきません

記録・比較・復元は、すべてこのパソコンの中で行われます。説明を依頼したときにパソコンの外へ出るのは、変わったファイルの名前と、見出しや数といった要約の数百バイトだけで、文書の本文、セルの値、ファイルそのものは出ていきません。倫理審査委員会（IRB）や研究室の規定でそれも許されないなら、設定 › 一般 › オフラインモードをオンにしてください。説明は事実だけをまとめるようになり、外へ送るものがなくなります。詳しくは「クラウドに上げられない文書を扱う人の作業記録」の記事にあります。

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